まず何からしていいか分からない。それで、今日の予定を立てること自体に時間を使う。あれもこれもと頭をよぎって、どれにも手がつかない。気づいたら11時になっている。
並行して抱えているものが複数あって、どれから触るかで毎朝迷っていた。それをゼロから考え直していた。
いまは、朝に「おはよう」と打つだけにしている。それで1日の並びが出てくる。
エンジニアではないが、順番は書けた
先に書いておくと、自分はエンジニアではない。長く営業をやってきた人間だ。
やったのは、自分が毎朝やっていた順番を、そのまま言葉で書き出して渡しただけだ。新しいコマンドを覚える形にはしなかった。普段どおり「おはよう」と言えば動く。覚えることが増えると、たぶん自分が使わなくなるからだ。
予定を先に読ませる
順番は決めてある。最初にやるのはタスクの整理ではなく、カレンダーを読むことだ。
– 今日の予定を先に確認する
– そのうえで、予定とぶつからないタスクだけを出す
– 提案を2種類に分ける。自分がやることと、AIに裏で進めさせること
– 決まったら、その日のノートを作る
大事なのはこの順番だと思っている。予定を見ないままタスクを並べると、物理的に入らない量が提案されて、結局どれもやらないことになる。先にカレンダーを読ませておくと、今日は予定が詰まっているから3つだけ、というふうに現実に合ってくる。
出てくるのは2つか3つで、それぞれに何分かかるかが付いている。今日は1時間しか取れない、という日はその中から選ぶだけになる。
曜日で出るものが変わる
もうひとつ、地味だが効いているのが曜日の扱いだ。
平日と週末では、使える時間にも、その日にやりたいことにも波がある。同じ並びを毎日出されても合わない。だから曜日によって、出てくるものを変えてある。
土曜になると、週に一度だけやりたいことが提案に混ざってくる。今週のログをまとめる、タスクの棚卸しをする、書きかけの下書きを見直す。自分で覚えていなくても、土曜になれば出てくる。
日曜には、土曜にやり残したものが繰り越される。忘れたまま次の週に入らないように、そこだけ拾っている。
盛りすぎて、2回失敗した
うまくいった話だけ書くと嘘になるので、失敗も書いておく。
朝と同じように、1日の終わりにもまとめてやらせる処理を作ってあった。そこに項目を詰め込みすぎたのが1回目だ。終わりに7つの作業を一度にやらせていたら、処理が重くて毎回待ちきれず、自分で止めていた。足りないのではなく、盛りすぎだった。区切って別のタイミングに分け、毎回必須にしていたものを必要な回だけに緩めたら、止まらなくなった。
2回目は、毎朝の提案がだんだんおかしくなったことだ。原因は、毎朝この仕組みが読み込むタスク管理のファイルが膨らんでいたことだった。終わったタスクが溜まっているせいだと思って掃除しようとしたが、その前に大きさを測ったら、終わったタスクはごくわずかだった。重かったのは、進行中のタスクの下に積み上がった経緯のメモのほうだった。
そこで、掃除ではなく置き場所を分けた。毎朝読み込ませるのは、いまどこまで進んだかの1行だけにして、経緯は別のファイルへ移した。結果は約9万8千バイトから約2万5千バイトになった。掃除だけしていたら、5パーセントしか軽くならなかった。といっても、やったのはファイルの大きさを見て、置き場所を分けただけだ。
いまは、そのファイルが膨らんできたら、朝の提案の中に片付けるタスクが自分で出てくるようにしてある。
覚えておく係をやめた
2つとも直したうえで、いま何が変わったかを書く。
提案されたことを、ただ進めるだけでよくなった。それだけで、朝の立ち上がりが早くなった。
もうひとつは、頭の中の話だ。やらなければいけないことを余計に抱えたまま進めなくてよくなったので、すっきりした状態で目の前の作業に入れる。抱えているものを全部覚えておく係を、自分がやらなくてよくなった。
効かない場合と、始める前に決めておくこと
この形が効くのは、毎朝それなりに自分で段取りを決めている人だと思う。予定が固定されている仕事や、朝礼でその日の担当が決まる職場では、たぶん効きにくい。
それと、渡す情報は先に決めておいたほうがいい。予定表には社外の人の名前や、外に出せない用件が入っていることがある。どこまで読ませるかは、扱う情報や利用ルールに応じて決める必要がある。始める前に線を引いておく。
まず試すなら
新しいツールを増やす必要はない。いま使っているAIでいい。
– 自分が毎朝やっている順番を、そのまま言葉で書き出す。自分の場合は、さっき書いた4行がそれだった
– それをAIに渡して、毎朝これをやってと頼む。毎回貼り直さずに済むよう、AI側の覚えさせておける場所に置く
– 予定を先に読ませる。読ませられないなら、今日の予定を3行貼るだけでいい。順番が先で、方法は後でいい
1か月以上、ほぼ毎朝これで始めている。朝の「何からやるか」で止まる時間は、かなり短くなった。
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